Zaštita osobnih podataka

Sukladno zahtjevima Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka (Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ)  i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018), GRADSKA KNJIŽNICA RIJEKA (GKR ili Voditelj obrade) pruža sve informacije o prikupljanju i obradi osobnih podataka vezanih uz djelatnost GKR te podaci prikupljeni korištenjem web stranice www.gkr.hr.

Voditelj obrade osobnih podataka

GRADSKA KNJIŽNICA RIJEKA, Matije Gupca 23, Rijeka

Tel: (051) 211-139, 215-388

e-mail: gkr@gkr.hr

GKR je javna ustanova čiji je osnivač Grad Rijeka, koja temeljem Zakona o knjižnicama obavlja knjižničnu djelatnost kao narodna knjižnica, javna služba ustrojena radi zadovoljenja obrazovnih, kulturnih, informacijskih potreba građana sa zadaćom promicanja čitanja i drugih kulturnih aktivnosti,  u cilju unapređivanja ukupnoga kulturnoga života zajednice.

GKR aktivno radi na zaštiti osobnih podataka koje obrađuje vodeći se načelima zakonite, poštene, transparente, ograničene, pouzdane, točne i cjelovite obrade. Informacije koje slijede imaju za cilj pružiti Vam pregled o obradi osobnih podataka  i upoznati Vas sa pravima ispitanika u vezi s obradom osobnih podataka.

GKR poduzima razne mjere u pojedinim aktivnostima obrade kako bi na potpun, razumljiv i jednostavan način informirala ispitanike o obradi osobnih podataka prilikom prikupljanja podataka.

Službenik za zaštitu osobnih podataka

Tel: (051) 211-139

e-mail: szop@GKR.hr

1. Kolačići

Za više obavijesti o prikupljanju Vaših osobnih podataka putem kolačića (cookiesa) upućujemo Vas na našu Izjavu o kolačićima.

2. Podaci o članstvu

GKR prikuplja od svojih članova sljedeće osobne podatke:

-          ime i prezime, adresa, adresa za dostavu ako je različita, OIB, datum upisa i podaci o posuđenoj građi do povrata, godina rođenja (obvezni podaci);

-          telefonski broj, e-mail adresa, podaci o posuđenoj građi nakon povrata iste (fakultativni  podaci;

-          podaci o radnom statusu i stručnoj spremi u statističke svrhe prema zakonu, na način da je omogućena njihova anonimizacija nakon prikupljanja

Svrha prikupljanja obveznih podataka je osiguranje povrata posuđene građe od strane korisnika. GKR je sukladno važećim propisima obvezna voditi dokumentaciju o korisnicima u vezi s posudbom građe zbog čega prikuplja osnovne podatke korisnika radi Vaše identifikacije, evidentiranja korisnika i posuđene građe. Pravna osnova obrade obveznih podataka jest legitimni interes GKR da zaštiti vlastitu knjižničnu građu.

Podaci o posuđenoj građi mogu sadržavati naznake o političkim mišljenjima, vjerskim ili filozofskim uvjerenjima, podatke koji se odnose na zdravlje ili podatke o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji korisnika ako se takve informacije mogu prikupiti analizom posuđenih naslova. Ovi osobni podaci se pohranjuju u minimalno nužnom opsegu za potrebe funkcioniranja knjižnice kao značajnog javnog interesa, uz prikladne mjere zaštite. Svaka daljnja obrada podataka o posuđenoj građi nakon povrata, odnosno nakon što pohrana tih podataka nije nužna za navedene svrhe temelji se isključivo na privoli korisnika.

Na zahtjev korisnika, radi pružanja korisnicima informacija o prispijeću tražene građe, o prethodno posuđenoj građi, o aktivnostima GKR i novim naslovima prema korisničkim navikama, GKR prikuplja dodatne fakultativne osobne podatke. Pravna osnova obrade fakultativnih podataka jest privola korisnika. Po povlačenju privole ovi se podaci brišu, ali GKR više neće biti u mogućnosti ispuniti svrhu radi koje su se osobni podaci obrađivali, međutim povlačenje ili opozivanje iste ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njena povlačenja.

Svrha prikupljanja dodatnih podataka o radnom statusu i stupnju stručne spreme je izrada statistike vezane za  članstvo u knjižnici, što je zakonska obveza GKR. Podaci se daju na dobrovoljnoj osnovi te je prikupljanje tehnički prilagođeno za anonimizaciju. GKR moli i potiče korisnike na davanje tih podataka jer isti služe unapređenju  djelatnosti knjižnice.

Vaše osobne identifikacijske podatke, dobrovoljne podatke o članstvu te podatke koje sakupljamo u statističke svrhe u javnom interesu čuvamo 6 mjeseci nakon isteka članstva, koje traje najduže godinu dana ili do Vašeg zahtjeva za brisanjem Vaših podataka ili do povlačenja privole.

Ako posuđena građa nije vraćena, ili je vraćena, a zakasnina nije podmirena, Vaše  osobne identifikacijske podatke čuvamo do povrata građe odnosno plaćanja zakasnine, ali najduže do proteka roka od 5 godina od isteka roka za povrat.

3. Podaci koje GKR prikuplja sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama

Za tražitelje pristupa informacijama GKR prikuplja me i prezime, adresa, broj telefona, e-mail adresa, ukoliko je zahtjev poslan elektroničkom poštom te uvid u osobnu ispravu ako ispitanik ostvaruje pravo neposrednog uvida u rad  GKR.

Svrha obrade osobnih podataka je identifikacija osobe koja ostvaruje svoje pravo na pristup informacijama, radi rješavanja o zahtjevu za pristupom informacijama, donošenja i dostave rješenja ili drugih pismena i obavijesti vezanih za zahtjev te identifikacije osoba koje ostvaruju pravo neposrednog uvida u rad GKR.

Bez osobnih podataka, sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama, GKR nije u mogućnosti udovoljiti zahtjevu za pristupom informacija odnosno omogućiti neposredan uvid u rad GKR.

Sukladno Pravilniku o ustroju, sadržaju i načinu vođenja službenog upisnika o ostvarivanju prava na pristup informacijama i ponovnu uporabu informacija osobni podaci se čuvaju trajno.

4. Podaci prikupljeni sukladno drugim zakonskim obvezama

Podaci gospodarskih subjekata vezani uz obvezu objavljivanja GKR kao javnog naručitelja: osobni podaci osobe ili osoba ovlaštenih za zastupanje gospodarskog subjekta koji dostavlja ponudu ili zahtjev za sudjelovanjem GKR kao javnom naručitelju.

Svrha obrade je provedba pravilnog postupka javne nabave, a pravna osnova obrade osobnih podataka je zakonska obveza sadržana u Zakonu o javnoj nabavi.

Prema Zakonu o proračunu sva plaćanja GKR provode se putem Riznice Grada Rijeka te svi podaci potrebni za izvršenje plaćanja ustupaju putem rizničnog sustava Grada Rijeke.

Radi mogućnosti dokazivanja suglasnosti sa zakonskim obvezama, ovi podaci se pohranjuju trajno.

5. Podaci koje GKR obrađuje tijekom sudjelovanja na radionicama i drugim događanjima

GKR prilikom organiziranja radionica i drugih javnih događanja može fotografirati njihov tijek, a samim time i sudionike. Osobni podaci koje GKR obrađuje su fizički likovi sudionika sadržani u fotografijama s radionice ili drugih događanja. Fotografije mogu biti objavljene na svim komunikacijskim kanalima na kojima je prisutan GKR (web stranica, Facebook profil, newsletter).

Svrha obrade je dokumentiranje i promoviranje aktivnosti GKR koje se provode na neprofitnoj osnovi. Pravna osnova ove obrade jest legitimni interes GKR da promoviranjem navedenih događanja  ispunjava svoju funkciju javne službe zadužene za promicanje kulture i obrazovanja građana.

GKR će nastojati, u mjeri u kojoj je to primjereno i skladu s ispunjenjem funkcije zbog koje se podaci prikupljaju, anonimizirati izgled pojedinaca.

Fotografije osoba koje su izraženo postavljene u prvi plan s namjerom da se istakne identitet osobe prikupljaju se temeljem privole ispitanika ili radi izvršenja ugovorne obveze.

Osobni podaci sudionika na radionicama ili drugim događanjima se pohranjuju na razdoblje od 3 godine od objave fotografije.

6. Natječaji za zaposlenje

GKR obrađuje sljedeće osobne podatke tražitelja zaposlenja u sklopu javnih natječaja. Pojedini natječaji mogu predviđati i dodatne podatke.

a)            kontaktni podaci: ime, prezime, e-mail, broj telefona, broj mobitela, adresa, adresa za dostavu, drugi kontaktni podaci (npr. skype)

b)           osobni podaci ispitanika sadržani u životopisu kojim se prijavljuje kao tražitelj zaposlenja: podaci o obrazovanju, o radnom iskustvu, o karakternim osobinama i vlastitim kvalitetama, kao i svaki drugi osobni podatak kojeg ispitanik odluči uvrstiti u vlastiti životopis

Svrha obrade je odlučivanje o podobnosti kandidata za popunjavanje postojećeg ili budućeg otvorenog radnog mjesta u GKR  te kontaktiranje ispitanika radi poziva na razgovor ili dobivanje drugih obavijesti u svrhu popunjavanja radnog mjesta.

Osobne podatke tražitelja zaposlenja pohranjuju se na razdoblje od 5 godina od isteka godine u kojoj je istekao natječaj za zaposlenje ili dulje ukoliko je dulji zakonski zastarni rok.

7. Newsletter i slični promotivni materijal

GKR obrađuje e-mail adresu ljudi koji su se prijavili za primanje newslettera i sličnom promotivnog materijal na temelju privole ispitanika. Privola se izražava označavanjem polja „Suglasan sam s obradom mojeg e-maila kao osobnog podataka za svrhu primanja newslettera Gradske knjižnice Rijeka“ ispod prijave za primanje newslettera ili na upisnici/prijavnici . Obrada osobnih podataka se odvija do opoziva privole ili do prestanka upućivanja newslettera od strane GKR. Privolu se može povući pritiskom funkcije „Odjavi se“ ili „Unsubscribe“ na newsletteru, pisanim putem na e-mail adresu službenika za zaštitu osobnih podataka ili na adresu GKR.

8. Videonadzor

GKR samostalno provodi sustavni videonadzor svojih prostora prostora. Obrada osobnih podataka videonadzorom provodi se radi zaštite osoba i imovine. Mjere videonadzora provode se u skladu sa Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka uz primjenu internih pravila koja osiguravaju povjerljivost prikupljenih podataka i njihovo korištenje isključivo radi ispunjenja gore navedene svrhe.

Snimke se čuvaju na sustavu kojem mogu pristupiti samo ovlaštene osobe, za razdoblje koje nije duže od 6 mjeseci,  osim ako je zakonom propisan duži rok čuvanja ili ako su dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku.

Pravna osnova obrade osobnih podataka putem videonadzora je legitimni interes zaštite osoba i imovine GKR.

9. Način obrade i primatelji osobnih podataka

Podaci se obrađuju uz primjenu svih propisanih i prikladnih pravnih, organizacijskih i tehničkih mjera zaštite  osobnih podataka. Pristup je omogućen samo ovlaštenim osobama uz lozinku i evidenciju pristupa, uz primjenu mjera informatičke sigurnosti od neželjenog pristupa i zaštite od gubitka podataka: backup, firewall, antivirus.

Osobni podaci se mogu ustupati primateljima, izvršiteljima obrade u svojstvu vanjskih stručnjaka zaštite na radu, ovlašteniku ili povjereniku zaštite na radu, ovisno o specifičnim potrebama te vanjskog računovodstvenog servisa, pravnim savjetnicima. Podaci se ne iznose iz Europske Unije.

Osobni podaci prikupljeni tijekom sudjelovanja na radionicama i drugim događanjima će biti javno dostupni na web stranici GKR, kao i na drugim komunikacijskim kanalima na kojima sudjeluje.

10. Prava u pogledu prikupljanja i obrade osobnih podataka

U svakom trenutku zajamčena su Vam sljedeća prava:

• Pravo na pristup osobnim podacima
• Pravo na ispravak
• Pravo na brisanje
• Pravo na ograničenje obrade osobnih podatka
• Pravo na ulaganje prigovora na obradu
• Pravo na prenosivost podataka
• Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Martićeva ulica 14, HR - 10 000 Zagreb, Tel. 00385 (0)1 4609-000, Fax. 00385 (0)1 4609-099, E-mail: azop@azop.hr, web: www.azop.hr.

Sva navedena prava u bilo kojem trenutku možete ostvariti pisanim putem na adresu GKR navedenu u rubrici Voditelj obrade osobnih podataka.